Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserer webbasierten Lernumgebung LUDOKI Online verarbeiten. Darüberhinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie unter: https://ludoki.com/datenschutz

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

LUDOKI GmbH

Hofwiesenweg 2

CH-8273 Tribolting

Tel.: +41 71 660 10 76

E-Mail: mail@ludoki.com

Website: https://ludoki-online.com

EU Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO / Externer Datenschutzbeauftragter

Die LUDOKI GmbH ist nicht dazu verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Wir haben für unser Unternehmen jedoch einen Vertreter von nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen gemäß Art. 27 DSGVO benannt. Dieser ist erreichbar unter:

E-Mail: eu-vertreter-ludoki@exacon-gmbh.de

Website: https://www.exacon-gmbh.de

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den EU Vertreter wenden.

Welche personenbezogenen Daten können erhoben werden?

Bei der Nutzung von LUDOKI online erheben wir u.a. folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Persönliche Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Persönliche Detailangaben: Geburtstag
• Benutzerkonto: Anmeldedaten, Passwörter, Nutzername
• Gegenwärtige Arbeitsstelle: Arbeitgeber, Funktionstitel, ggf. Beschreibung der Funktion
• Verhaltensvorlieben (bei Erstellung eines Persönlichkeitsprofils)
• Monitoring Lernfortschritt: Reporting des Lernfortschritts der Nutzer sowie weitere Statistiken
• Texteingaben des Nutzers: Getätigte Eingaben durch den Nutzer z.B. in Chatfunktionen
• Bildaufzeichnungen, sofern der Nutzer freiwillig ein Profilbild von sich einstellt
• Audio und Video- Dateien
• Vertragsstammdaten
• Metadaten (Techniktest)

LUDOKI online | Registrierung und Anlegen eines Nutzer-Accounts

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die LUDOKI GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung von LUDOKI online, einem onlinebasierten E-Learning Tool, welches den Nutzern über einen Webbrowser als „Software as a Service“ (SaaS) bereitgestellt wird. Die Nutzer registrieren sich in der Anwendung und legen in diesem Zusammenhang einen persönlichen Nutzer- Account an. Hierzu ist zumindest die Angabe einer E-Mailadresse sowie des Vor- und Nachnamens erforderlich. Den Nutzern steht es frei, optional ihr Benutzerprofil zu vervollständigen und weitere Angaben zu tätigen. Hierzu zählt die Angabe von Adressdaten, Geburtsdatum, weiterer Kontaktdaten oder Arbeitgeber. Zudem kann durch den Nutzer ein Profilbild hochgeladen werden. Über die Oberfläche der Anwendung (Dashboard) erfolgt der Zugang zu weiteren Funktionen, wie z.B. zu den (gebuchten) Trainingsräumen, Gruppen oder zur Ansicht und oder Erstellung des eigenen Persönlichkeitsprofils.

Rechtsgrundlage:

Die Datenverarbeitung zur Registrierung und zum Anlegen eines Nutzer-Accounts in LUDOKI online erfolgt auf Basis Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Lit a DSGVO). Sofern Sie mit uns einen Vertrag zur Nutzung von LUDOKI online geschlossen haben, kann die Datenverarbeitung auch zur Vertragserfüllung dienen (Art. 6 Abs. 1 Lit a DSGVO). Sofern die Registrierung bei LUDOKI online auf Veranlassung Ihres Arbeitgebers erfolgt, basiert unsere Datenverarbeitung auf Grundlage einer Auftragsverarbeitung.

Empfänger:

Empfänger der Daten sind technische Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind. Weitere Empfänger sind zudem unsere internen und externen Schulungspartner, welche als Trainer/Moderatoren eingesetzt werden.

Speicherdauer:

Die Datenverarbeitung erfolgt bis auf Widerruf. Die endgültige Löschung Ihres Nutzer-Account erfolgt binnen 2 Wochen, nachdem Sie die Löschfunktion ausgeübt haben. Wir werden Ihre Daten nur so lange aufbewahren, wie dies für die jeweiligen betreffenden Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten, notwendig ist. Falls wir Daten für mehrere Zwecke verarbeiten, werden sie automatisch gelöscht oder in einem Format gespeichert, das keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt, sobald der letzte spezifische Zweck erfüllt worden ist.

Verarbeitung freiwilliger/verpflichtender Angaben:

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Blended Learnings erforderlich sind. Regelmäßig sind dies Name, Vorname, E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen einen Vertrag zu schließen. Die Angabe optionaler Daten erfolgt freiwillig.

Widerruf der Einwilligung:

Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ihren Widerruf können Sie z.B. ausüben indem Sie Ihr Benutzerprofil über die Löschfunktion einfach löschen. Eine endgültige Löschung des Nutzer-Accounts erfolgt dann automatisch binnen 2 Wochen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nur Daten betrifft, welche im Zusammenhang mit der Registrierung auf LUDOKI online erhoben wurden. Daten, welche im Zusammenhang mit einem etwaigen Vertrag von uns erhoben wurden, bleiben von einem Widerruf unberührt und unterliegen den gesetzlich festgeleg-ten Aufbewahrungsfristen.

LUDOKI online | Teilnahme an Trainings

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die LUDOKI GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten im Rahmen der Teilnahme an Trainings bei LUDOKI online, einem onlinebasierten E-Learning Tool, welches den Nutzern über einen Webbrowser als „Software as a Service“ (SaaS) bereitgestellt wird. Die Teilnehmer treten zu diesem Anlass auf der Weboberfläche von LUDOKI online virtuellen Trainingsräumen bei und kommunizieren dort mit den Trainern/Moderatoren, sowie mit weiteren Teilnehmern der Trainings-Session. Um die Anzeige von Video und Wiedergabe von Audio (beides optionale Verarbeitungen) zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Rechtsgrundlage:

Die Datenverarbeitung zur Durchführung des Trainings erfolgt aufgrund einer Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung optionaler Daten (z.B. von Audio- oder Videodateien) erfolgt auf Basis Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Lit a DSGVO).

Empfänger:

Empfänger der Daten sind technische Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind. In diesem Zusammenhang kann auch eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einem Drittland außerhalb der EU statt erfolgen (Video- und Audiofunktion). Ein angemessenes Schutzniveau ergibt sich aus der Anwendung von Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit. c und d DSGVO sowie ggf. eines Angemessenheitsbeschlusses. Weitere Empfänger sind zudem unsere internen und externen Schulungspartner, welche als Trainer/Moderatoren eingesetzt werden.

Speicherdauer:

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Im Falle einer Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund einer Einwilligungserklärung oder wenn Sie begründeten Widerspruch gegen eine Verarbeitung eingelegt haben, löschen wir Ihre Daten unverzüglich. Eine Aufzeichnung von Audio- oder Videodateien erfolgt nicht.

Verarbeitung freiwilliger/verpflichtender Angaben:

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des onlinebasierten Trainings erforderlich sind. Regelmäßig sind dies Name, Vorname, E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, ein Training durchzuführen. Die Verarbeitung optionaler Daten (z.B. von Audio- oder Videodateien) erfolgt freiwillig.

Widerruf der Einwilligung:

Die Einwilligung in die Verarbeitung optionaler Daten (z.B. von Audio- oder Videodateien) ist jeder-zeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ihren Widerruf können Sie z.B. ausüben indem Sie die Kamera oder das Mikrofon über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

LUDOKI online | Erstellung eines Persönlichkeitsprofils

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die LUDOKI GmbH bietet Kursteilnehmern (über 18 Jahren) zur Vorbereitung auf ihre Online-Trainings die Möglichkeit zur Erstellung eines Persönlichkeitsprofils an, welches das bevorzugte Verhalten der teilnehmenden Personen aufzeigt (LUDOKI PERSONALITY). Die Teilnehmer beantworten und gewichten in diesem Zusammenhang zunächst Fragen in einem onlinebasierten Fragenkatalog und können direkt im Anschluss ihr Ergebnis sehen. Den Teilnehmern steht es frei, ihr individuelles Ergebnis mit Trainern und den weiteren Teilnehmern der Gruppe zu teilen (freiwillig). Das Profil stellt die Verhaltenspräferenz in zwei Achsen dar: 1. Denken und Fühlen, 2. Introversion und Extraversion. Das Ergebnis soll Stärken und mögliches Potential des Teilnehmers aufzeigen und ihn zudem auf den anschließenden Kurs vorbereiten, in welchem unter anderem die verschiedenen Persönlichkeitsprofile von Kunden und Geschäftspartner thematisiert werden.

Rechtsgrundlage:

Die Datenverarbeitung zur Erstellung eines Persönlichkeitsprofils sowie zum Teilen mit Trainern und den weiteren Teilnehmern der Gruppe erfolgt auf Basis Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Lit a DSGVO).

Empfänger:

Empfänger der Daten sind technische Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind. Nur sofern Sie die Daten aktiv teilen wollen (Setzen eines Hakens in der entsprechenden Check-Box), sind weitere Empfänger zudem unsere internen und externen Schulungspartner, welche als Trainer/Moderatoren eingesetzt werden, sowie die weiteren Teilnehmer innerhalb des virtuellen Trainingsraums.

Speicherdauer:

Die Daten werden bis auf Widerruf gespeichert.

Verarbeitung freiwilliger/verpflichtender Angaben:

Die Datenverarbeitung zur Erstellung eines Persönlichkeitsprofils erfolgt freiwillig.

Widerruf der Einwilligung:

Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ihren Widerruf können Sie z.B. ausüben indem Sie das Persönlichkeitsprofil über die Löschfunktion einfach löschen. Wenn Sie Ihren Nutzer-Account löschen, wird zugleich Ihr Persönlichkeitsprofil (mit einem systembe-dingten Zeitversatz von 14 Tagen) gelöscht.

SSL-Verschlüsselung

LUDOK online nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, in aller Regel nicht von Dritten mitgelesen werden.

Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Die LUDOKI GmbH verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Entfällt der Verarbeitungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

Ihre Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und sonstiger Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz wenden Sie sich bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten. Als Betroffener i.S.d. DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können von uns jederzeit Informationen über Ihre Daten, die wir über Sie halten, verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben. Sie können von uns eine kostenlose Kopie Ihrer Daten erhalten. Sollten Sie Interesse an weiteren Kopien haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen die weiteren Kopien in Rechnung zu stellen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können von uns die Berichtigung Ihrer Daten fordern. Wir werden angemessene Maßnahmen unternehmen, um Ihre Daten, die wir über Sie halten und laufend verarbeiten, richtig, vollständig und aktuell zu halten, basierend auf den aktuellsten uns zur Verfügung stehenden Informationen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Dies kann gemäß Art. 17 DSGVO etwa dann der Fall sein, wenn:

• die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
• Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Verarbeitung nicht notwendig ist, um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen; insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen; um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, falls:

• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;
• wir Ihre Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihre Daten – soweit dies technisch möglich ist – an einen anderen Verantwortlichen übertragen. Dieses Recht steht Ihnen allerdings nur zu, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder erforderlich ist, um einen Vertrag durchzuführen. Anstatt eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten, können Sie uns auch bitten, dass wir die Daten direkt an einen anderen, von Ihnen konkretisierten Verantwortlichen übermitteln.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten. Letzteres gilt nicht, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen überwiegen oder wir Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSG-VO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten

Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Auskunftsbeschränkung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten

In bestimmten Situationen können wir Ihnen aufgrund gesetzlicher Vorgaben möglicherweise keine Auskunft über sämtliche Ihrer Daten erteilen. Falls wir Ihren Auskunftsantrag in einem solchen Fall ablehnen müssen, werden wir Sie zugleich über die Gründe der Ablehnung informieren.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Die LUDOKI GmbH nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Postfach 10 29 32

70025 Stuttgart

Telefon: +49 7 11/61 55 41-0

Telefax: +49 7 11/61 55 41-15